2.6 International Recruitment, Relocation & Hosting
graphic
International Recruiting, Relocation &Hosting
This topic is of high relevance both to international firms operating in or entering the  Netherlands and to Dutch firms deploying or planning to engage foreign nationals,  either permanently or on temporary assignment, especially when from outside the  "privileged EU-Area (i.e. excluding the recent entrants)
Though the scope of our services spans the same fields in both cases, and can of  course be customised in any case, the background and motivation tends to differ  slightly for both types of audience.
For that reason, and to reflect the specific terminology used, I have split up the write-  ups under this topic into two language groups - Dutch (Achtergrond, Diensten) and  English (Background, Services)
2.6.1 Dutch
2.6.1.1 Achtergrond
graphic
Achtergrond International Recruitment, Relocation & Hosting Services
Nederland is weer eens "gezegend" met een gespannen arbeidsmarkt. Ofschoon gedeeltelijk  conjunctureel is er ook sprake van een structurele component, die zowel kwantitatief (vergrijzing  van de autochtone bevolking) als kwalitatief (blijvende schaarste aan bepaalde vaardigheden welke  niet (meer) goed passen in de postindustriële samenleving) verankerd zijn. Daarboven komen nog  de hoge loonkosten hier te lande en de relatief inflexibele arbeidsregelgeving (o.a. het ontslagrecht,  waarin regeringen van verschillende signatuur bij herhaling tevergeefs hun tanden hebben gezet).
Het bedrijfsleven zoekt oplossingen hoofdzakelijk in twee richtingen:
  • door outsourcing of outtasking van taakgebieden naar "offshore" locaties, landen die een  goede scholingsgraad met relatief lage loonkosten verbinden 
    • door intasking van buitenlandse werknemers (reeds sinds de jaren zestig van de vorige  eeuw enigszins denigrerend als "gastarbeiders" gekenschetst).
Na een aanvankelijk explosieve groei van het eerste model in de beginjaren van het nieuwe  millennium (voornamelijk in de financiële dienstverlening, de ICT en de telemarketing), tekent zich  nu een fase van bezinning af, die zich ook bij de andere "vroege invoerders" (zoals de USA en de  UK) duidelijk bemerkbaar maakt. Daarbij spelen de lange managementlijnen, culturele verschillen,  afwijkingen in zakelijke prakrijk, noodzaak van “extra" en "formele" richtlijnen,taalonvolkomenheden  etc. een rol. Bovendien treedt door de snel toenemende vraag naar gekwalificeerd talent ook in  zulke landen een snelle loonspiraal op, die in de USA reeds tot selectieve terugtrekking uit  bepaalde geografieën leidt. Verre is het van mij om een spoedig einde van “offshoring" te  voorspellen, een universele oplossing is het echter zeker niet. Daarbij komt nog, dat deze aanpak  uiteraard geen oplossing vormt voor noden in fysiek klantgerichte beroepen (e.g. in gastronomie,  toerisme, logistiek, groot- en detailhandel, zorg).
Om aan de uitdagingen van de arbeidsmarkt het hoofd te bieden, zoeken Nederlandse bedrijven  dan ook vaak (en terecht) hun heil in het aantrekken van buitenlandse werknemers in hun lokale  operatie, hetzij voor onbepaalde tijd, of op basis van een omschreven “assignment”. Dit geldt zowel  voor kwantitatieve als voor kwalitatieve noden en is voor kenniswerkers en voor manuele krachten  een gangbare weg. Ook hier kan geen sprake zijn van een “universeel” model, maar er zijn zeker  een aantal omstandigheden waarin dit model superieur is. Zo worden enige zwakke punten van het  offshore model vermeden (onmiddellijke supervisie, snelle feedback, directe blootstelling aan de  doelmarkt, afwezigheid van tijdsverschuivingen, korte communicatiepaden), terwijl essentiële  voordelen, bij een kundige implementatie, behouden blijven (bijv. kosteneffectiviteit, flexibiliteit). Het  spreekt vanzelf dat deze aanpak bij uitstek geschikt is voor arbeidskrachten die ter uitoefening van  hun werk fysiek lokaal aanwezig dienen te zijn. Ten slotte is zij vaak de logische keuze voor het  MKB dat het risico van een “lange arm” verhouding (nog) niet wenst te dragen.
Wat ook de achterliggende overweging moge zijn, de optie vereist bij de toekomstige werkgever  vertrouwdheid met een complex aan regelgeving en activiteiten die zich vaak tot ver buiten zijn  kerncompetenties uitstrekken. Dit geldt voor grote, globaal aanwezige concerns (die op dit gebied  hun HR-afdeling gewoonlijk laten ondersteunen door “expatriate” en “relocation” services). Het geldt  natuurlijk des te meer voor MKBs die slechts sporadisch “met dit bijltje hakken”.
In het bijzonder voor ondernemingen die ter zake niet uit een “hoorn des overvloeds” kunnen putten  bieden wij een op maat gesneden pakket van diensten aan die, indien gewenst, alle thema’s  afdekken, maar zonder de gebruikelijke overhead en het daarbij behorende prijskaartje.
In een volgend artikel probeer ik het portfolio in meer detail uit te diepen, Hier wil ik volstaan met  een opsomming van de hoofdgebieden waaruit onze opdrachtgever een passende keuze kan doen:
  • Selectie, beoordeling, kennismaking, werving
  • Tijdelijke of blijvende immigratie (in het bijzonder in verband met de  complexe regelgeving op dit gebied)
  • Werk- en tewerkstellingsvergunningen
  • Travel management en verhuizing
  • “Familiarisation” en inburgering
  • Huisvesting
  • Administratieve vereisten en behoeften
  • Indien voorgeschreven of door de werkgever gewenst: detachering
2.6.1.2 Diensten
graphic
Diensten (International Recruitement, Relocation, Hosting)
Onze doelstelling is het onze cliënten te ontlasten van alle activiteiten en taken  verband houdend met het aantrekken of in dienst hebben van buitenlandse  medewerkers, indien en voor zover door hen gewenst. Een opsomming is derhalve  alleen illustratief, niet uitputtend. Ik meldde reeds dat wij ons hierbij moeite getroosten  met een jong team alle werkzaamheden af te dekken die ook door de gevestige, vaak  mondiaal opererende, organisaties worden verricht, zonder het hen kenmerkende  premium prijskaartje. Wij trachten ons te differentiëren door flexibiliteit, kwaliteit en  inleving (zowel met de opdrachtever als met de medewerker).
Aantrekken
De identificatie en selectie van specialisten-kenniswerkers is gewoonlijk binnen het  verantwoordelijkheidsgebied van onze opdrachtgever. Indien toepasselijk maakt hij  daarbij gebruik van een “executive search” firma met gedetailleerde kennis van zijn  noden en behoeften.
Gaat het echter om “generalisten”, met name indien sprake is van manuele arbeid,  kunnen wij door onze goede betrekkingen in de diverse landen van herkomst vaak voor  een snelle en kwalitatief hoogwaardige invulling zorg dragen. Het spreekt vanzelf dat  wij ons desgevraagd ook belasten met het organiseren van sollicitatie- en  kennismakingsbezoeken.
Immigratie
De Nederlandse regelgeving ter zake is tamelijk complex en onderscheidt tussen  “bevoorrechte” (traditioneel EU), “standaard” (rest EU, “bevriende naties”) en risico-  groepen (rest van de wereld). De vereiste stappen (kunnen) zijn:
  • MVV (Machtiging tot Voorlopig Verblijf), gewoonlijk door de toekomstige  werknemer in zijn land van herkomst bij de Nederlandse diplomatieke  vertegenwoordiging aan te vragen en door deze laatste af te geven. Daarbij  dient erop te worden gelet, dat de MVV een werkvergunning insluit. Het  verkrijgen van een MVV kan gewoonlijk bespoedigd worden door een positief  advies van de IND (Immigratie- en Naturalisatiedienst). 
  • VVB of VVO. Na aankomst in Nederland van een MVV-houder dient binnen 3  maanden een Verblijfsvergunning voor bepaalde of onbepaalde tijd (met  werkvergunning) te worden “goedgekeurd” door de IND en afgegeven door de  basisadministratie van de gemeente van vestiging. De aard van het document  is afhankelijk van de doeleinden van de relocatie en de regelgeving van  toepassing op het land van herkomst.
  • TWV. Om buitenlandse werknemers (middellijk of direct) te kunnen inzetten,  dient de werkgever op straffe van hoge bestuurlijke boetes te beschikken over  een door de UWV af te geven “tewerkstellingsvergunning”. Deze kan verder  gekoppeld zijn aan de toepassing van een “convenant”, dat de bijzondere  modaliteiten regelt tussen bepaalde Nederlandse branche-organisaties en de  overheid in sommige oorsprongsgebieden.
  • Verplichtingen bij/na aankomst, bijvoorbeeld: inschrijving basisadministratie,  verzorging van een BSN, identiteitskaart, melding consulaire  vertegenwoordiging, gezondheidsonderzoek, opening financiële rekening,  ziektekostenverzekering, andere verplichte verzekeringen, huisvesting,  opname loonadministratie, “eerste dagmelding”
Ook gedurende dit traject kunnen (toekomstige) werkgever en werknemer besluiten  locale bezoeken (familiarisation visits) in te lassen, die wij desgevraagd gaarne regelen.
Huisvesting. Een passende oplossing is voor de empoyee of assignee een belangrijke  “comfort factor” en bovendien een vereiste voor alle soorten van vestigingsvergunning.  Wij staan hem/haar en de werkgever bij tijdens het zoeken naar en vastleggen van  overeenkomsten ter zake, vanaf “slaapplaatsen” in collectieve voorzieningen, via  “kamers” en “appartementen” tot de meest luxueuze villa’s en residenties.
Hosting
Soms wenst de werkgever de buitenlandse kracht niet rechtstreeks in dienst te nemen,  doch voor bepaalde (“assignment”) of onbepaalde tijd “in te huren”, wat de flexibiliteit  kan bevorderen en de verplichtingen op (middel)lange termijn kan mitigeren. In  bepaalde branches en beroepen is dit zelfs de enige gangbare weg (bijv. “Chinees  keukenpersoneel”). Desgevraagd nemen wij de rol op ons van een “detacheringdienst”,  of bemiddelen ter zake.
Care
Vergunningen moeten worden verlengd of vernieuwd. De werknemer dient te voldoen  aan zijn verplichtingen als ingezetene (Nederlandse belastingen en sociale wetgeving,  bijzondere regelingen (e.g. “30%”) uitkeringen, verzekeringen, scholing kinderen,  inburgering, buitenlandse belastingplicht), alsook te voorzien in zijn gerechtvaardigde  preferenties (cultureel, vervoer, etc.). Indien en voor zover de werkgever dat wenst,  stellen wij een “care package” samen en nemen de verantwoordelijkheid op ons van de  doorvoering.
Repatriëring
Bij “assigments”  met een bepaalde termijn ligt het in de verantwoordelijkheid van de  opdrachtgever ervoor zorg te dragen, dat de werknemer reglementair het “grondgebied  van het Koninkrijk” verlaat. Ook hier dreigen aanzienlijke financiële en  bestuursrechtelijke dwangmiddelen. Op zijn wens nemen wij deze opgave van hem  over. 
2.6.2 English
2.6.2.1 Background
graphic
Background International Recruitment, Relocation & Hosting Services
As an internationally operating company in the IT-industry, the Netherlands is an  attractive location for you. It enjoys a strong economy, a highly sophisticated, demand  driven services/software market, and a very well educated, IT-literate population.  Though, of course, you can access much of this potential online, or through alliances,  partnerships and channel structures, chances are that at one point in time you have  decided or will resolve to establish a local presence here.
Very probably you want to recruit locally and thus reap the full benefits of the  knowledgeable Dutch workforce. But there may also be good reasons to source some  human capital outside the country. E.g. it may make sense to prime the Dutch operation  with knowledge and/or corporate culture "evangelists" from corporate headquarters and  other locations, or you may prefer to complement your employee base with cheaper and  more flexible manpower from "offshore" countries.
The Netherlands have always been and continue to be very open to temporary or even  permanent migration and gainful employment by foreign nationals. Nevertheless the  administrative procedures related to residence and working permits, as well as  employment licenses, are quite complex, and the consequences for infringement or non- compliance, both for the employer and for the employee are severe (heavy penalties,  detention, deportation, jail sentences).
Finding the correct path through this labyrinth is far from trivial for indigenous  companies, almost impossible for new entrants. 
As in most advanced countries, a flourishing "relocation services" segment has  emerged, mostly consistent of local subsidiaries to large international and global  concerns. Undoubtedly competent and reliable, they usually offer a standard support  package at a premium price. This may be the preferred option for large global  companies, especially if they deal with the same provider across territories.
To more cost conscious firms we offer a tailored and often cheaper alternative at the  same or even superior quality (as we strive for a very personal relationship), provided  by a young, enthusiastic and highly competent team (with online experience working for  IND, UWV, and the Amsterdam Housing Dept.).
Please contact us for further information or an initial assignment.  
2.6.2.2 Services
graphic
Details of International Recruitment, Relocation and Hosting Services
As stated elsewhere, the scope of our offerings is flexible an tailored to the client's  needs and preferences. Furthermore many of the steps are highly country specific,  further obscured by Dutch based acronyms and content.
For those reasons we suffice with a non-exhaustive listing of categories, re- iterating  that further customisation is the rule rather than the exception.
Recruitment
Whereas recruitment of specialist knowledge workers usually is a core activity of the  client's line management and the HR-Dept., in some cases supported by executive  search firms, we may very well assist in the search for and selection of generalists,  either within other EU-countries, of in offshore locations, where we maintain good  contacts with a competent network of highly reputable resource pools.
Immigration
We can take care of the complete administrative procedure (from preliminary permits  provided by the Dutch diplomatic representation in the country of origin, permanent or  temporary residence and working permits granted by the IND and issued by the  municipality, to employment licenses for the future employer, payroll inscriptions,  employment contracts).
We can also arrange all travel (familiarisation, final immigration) and accompany the  new entrant on all required "visits", e,g. inscription in the basic administration, health  checks, etc.
We help him in obtaining tax status, compulsory and elective insurance, bank accounts,  appropriate schooling for accompanying children, pension schemes, etc.
Housing
The availability of suitable housing is a necessary condition on immigration. At the  employer's or employee's wish we can identify and conclude agreements from single  bunks in collective facilities, through rooms and apartments, to luxury houses, villas and  residences.
Care
On request we provide the employee or assignee with ongoing expatriate care (all  contacts with the Dutch authorities, tax returns, transportation, cultural activities, etc.)
Hosting
The client may have good reasons not to employ his foreign assignees directly, but to  contract them from an agency. Perhaps they do not (yet) have a legal presence in the  Netherlands, or they want to restrict this to a legal shell. They may want to have the  flexibility benefits of hiring in. In all such cases we can act as such an agency, taking all  related administrative responsibilities.